Cómo crear y compartir un calendario de grupo
Puedes crear un calendario accesible a todos los usuarios de tu
organización (o para un sub grupo de usuarios). Por ejemplo, tal vez quieras
crear un calendario compartido para las vacaciones de la empresa y otro para
las reuniones del personal de la organización.
Para crear un calendario de grupo:
- Accede a tu cuenta y a Google Calendar.
- En el menú desplegable para Mis calendarios, haz clic
en Crear calendario.
- Asigna un nombre al calendario (por ejemplo, "Reuniones de
personal"), así como una descripción, la ubicación y la zona horaria.
- Marca la casilla Compartir este calendario con otros y,
a continuación, marca la opción para compartirlo con todos los usuarios de
tu organización.
Fíjate que en la página Compartir
este calendario, la configuración Compartir este calendario con
otros sobrescribe a la configuración Compartir con
determinadas personas.
Por ejemplo, cuando compartes tu calendario de grupo con todos los miembros de tu organización, les das permiso para Consultar todos los detalles del evento, aunque también hayas establecido la opción Ver solo libre/ocupado en Compartir con determinadas personas.
Por ejemplo, cuando compartes tu calendario de grupo con todos los miembros de tu organización, les das permiso para Consultar todos los detalles del evento, aunque también hayas establecido la opción Ver solo libre/ocupado en Compartir con determinadas personas.
- Haz clic en Crear.
El calendario aparecerá ahora
en Mis calendarios. La próxima vez que crees un
Cuando añadas a los invitados. En
este ejemplo, verías Reuniones de personal (calendario). Elegir
esto tiene el mismo efecto que invitar al grupo.
Ten en cuenta que solo los
calendarios de tu lista Mis calendarios aparecen en la lista auto completar cuando añades invitados. Por lo tanto, el calendario del grupo
aparecerá en la lista auto completar para los propietarios del calendario y los
administradores de Google Apps, pero no para otros usuarios que lo añadan a su
lista Otros calendarios.
Ahora puedes distribuir el calendario compartido de
dos formas distintas, tal como se describe a continuación.
Google
Calendar
Google
Calendar, cuyo nombre código anterior era CL2, es una agenda y calendario
electrónico desarrollado por Google.
Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y
compartir eventos. Está disponible desde el 13 de abril de 2006.
Aunque los usuarios no están obligados a tener una cuenta de Gmail, sí deben
disponer de un Google Account para poder usar el software. Google
Calendar junto con Gmail, Google Docs y Google Talk; el
7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos
terminados.
Características
La interfaz de Google Calendar es
similar a otras utilidades de calendario para escritorio tales como Microsoft Outlook o iCal para Mac OS X. La interfaz con tecnología AJAX permite
a los usuarios ver, agregar y aún arrastrar y soltar eventos de una fecha a otra
sin recargar la página. Ofrece una variedad de vistas, tal como semanal,
mensual y agenda. Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos de calendario
tecleando frases en lenguaje natural, tal como "Cena con José mañana
7pm". Los usuarios pueden también fijar el número de días a mostrar en su
modo de vista personalizada. Todos los eventos en un Google Calendar pueden ser
comentados por los usuarios.
Los eventos se almacenan online, lo
que significa que el calendario puede ser visto desde muchos lugares. En caso
de que un usuario experimente una falla de disco duro, también significa que ninguna información se pierde.
La aplicación puede importar archivos de calendario de Microsoft Outlook (.csv) e iCalendar (.ics, el formato abierto de facto de archivo de calendario), aunque en esta etapa
sólo cuando los campos están en formato EE.UU. Múltiples calendarios
pueden ser agregados y compartidos, permitiendo varios niveles de permisos para
los usuarios. Esto permite la colaboración y compartir horarios entre grupos o
familias. Existen también calendarios generales disponibles para importar en la
cuenta del usuario que contienen las fiestas nacionales de varios países.
Compartir calendarios
Google Calendar permite que
múltiples calendarios sean creados y mostrados en la misma vista. Estos también
pueden ser fácilmente compartidos, ya sea de solo lectura o con control
completo, y solo para personas especificadas o para todos. Por ejemplo, hacer
un calendario compartido para cada equipo o club deportivo, y un calendario
separado para eventos privados. Los eventos de ambos se muestran lado a lado en
el mismo calendario, en diferentes colores.
Sincronizar calendarios
Google Calendar soporta el protocolo
CalDAV. Este protocolo nos permite sincronizar nuestro calendario online con la
agenda que utilicemos habitualmente. Entre las agendas más conocidas que
soportan este protocolo están Microsoft Outlook, iCal, Lightning y Sunbird.
Google ha publicado una aplicación (Google Calendar Sync), que es la que
gestiona esta sincronización.
Compatibilidad
Dado que Google Calendar es una
aplicación web, puede ejecutarse en cualquier sistema operativo que disponga de un navegador capaz de soportar
las tecnologías web requeridas. Debido a que usa características avanzadas de
tecnologías bastante recientes, la compatibilidad con navegadores incluye
a Microsoft Internet Explorer 6+, Mozilla Firefox 1.0+, Opera 9, Safari 2.0.3 y Google Chrome, provocando errores de renderizado o incluso fallando
totalmente en la carga de las páginas en otros navegadores menos populares.
Agreguen eventos a Google Calendar
desde Gmail
Si son de
los que planifican su agenda a partir de su email ahora es un poco más fácil
crear eventos directamente desde Gmail. A partir de hoy, las fechas y las horas
dentro de los mensajes en Gmail aparecerán subrayadas: hagan clic sobre ellas
para programar esa llamada o la fecha para ir a comer con alguien sin salir de
Gmail.
Al hacer clic sobre alguna de estas fechas subrayadas se mostrará una vista previa de su agenda del día, y podrán cambiar el título, fecha y hora del evento. Al hacer clic sobre "Agregar a Calendar" harán exactamente eso, agregar el evento a su calendario. Para hacer todo esto aún más conveniente, el evento en su calendario incluirá un enlace hacia el email original.
Esta nueva función estará disponible a lo largo de la próxima semana para todos los que utilizan el idioma Inglés (US). Muy pronto añadiremos más idiomas, así que manténganse atentos.
calendariogmail. david rodriguez
Para que sirve el calendario?
Cuales son sus funciones?
Que ventajas tiene?
